Färre möten, mer arbete – så vet du när ett möte behövs

Måndag morgon: veckomöte. Tisdag: avstämning. Onsdag: uppföljning av avstämningen. Torsdag: workshop. Fredag: ett möte om varför vi har så många möten. För många anställda känns kalendern som en tidsplan för andras prioriteringar – och det egentliga arbetet får vänta till efter lunch.

Möten är inte dåliga i sig. Rätt möte vid rätt tillfälle kan spara veckor av mejlväxling och missförstånd. Men möten som inte berör alla deltagare, som inte leder till beslut eller som hålls av ren vana kostar både pengar, energi och fokus. I den här artikeln tittar vi på vad mötena kostar, varför de blir så många – och hur du avgör när ett möte faktiskt behövs.

Vad säger undersökningarna?

Flera svenska undersökningar pekar åt samma håll: många möten upplevs som onödiga, oklara eller ofokuserade.

• Var femte möte kunde ha varit ett mejl. I en Kantar Sifo-undersökning från 2023, gjord på uppdrag av STRATO, ansåg de svarande i genomsnitt att vart femte fysiskt möte kunde ha ersatts av ett mejl. 18 procent menade att hälften eller fler av deras möten kunde ha varit ett mejl.
• Få är helt närvarande. Enligt rapporten Svenskars möten 2019 från företaget Mötesutveckling sa bara 22 procent att de är helt närvarande på möten. 46 procent av cheferna uppgav att de ibland eller ofta läser mejl eller gör annat arbete under möten.
• Syftet är ofta oklart. I samma rapport framkom att bara 31 procent frågar efter syfte och mål när det saknas i kallelsen, och att 30 procent av cheferna saknar beslutsunderlag inför beslutsmöten.

Undersökningarna har några år på nacken och bygger på hur de anställda själva upplever sina möten. Men bilden är tydlig: en stor del av mötestiden uppfattas inte som väl använd.

Vad kostar ett möte?

Ett möte ser gratis ut i kalendern, men det är det inte. Varje deltagare kostar sin lön plus arbetsgivaravgifter för varje minut mötet pågår.

Ett räkneexempel:

Ett förenklat exempel. Kostnader för semester, pension, lokaler och resor är inte medräknade, så den verkliga kostnaden är högre.

Till det kommer de dolda kostnaderna:

• Avbrutet fokus. Ett möte mitt på förmiddagen delar upp dagen i två korta pass där det är svårt att komma igång med krävande uppgifter.
• Förberedelser och efterarbete. Tid för att läsa in sig, ta sig till mötet och komma tillbaka in i arbetet.
• Uppskjutna beslut. Ett möte som slutar med ”vi tar det på nästa möte” skjuter upp arbetet för alla som väntar på beslutet.

I ett företag syns kostnaden till slut i resultatet. I offentlig sektor är det skattebetalarnas pengar – och tid som inte läggs på elever, äldre eller medborgare.

Offentlig sektor och privata företag

Många som har arbetat både i kommun och i privat näringsliv vittnar om att möteskulturen skiljer sig åt. I kommunen hålls möten ofta och i många led, medan privata företag tenderar att vara mer återhållsamma – där är det tydligare att tid utan beslut är en kostnad som syns i resultatet.

Det finns visst stöd för den bilden. I en undersökning från Mötesutveckling 2019, med drygt 500 heltidsanställda, ansåg var tredje anställd i offentlig sektor att mötena är meningslösa. Samma företag har tidigare rapporterat att offentlig sektor verkar ha de tråkigaste mötena. Det ska sägas att undersökningarna är små och bygger på upplevelser, så de ger en fingervisning snarare än en exakt bild.

Det finns också förklaringar som går att förstå:

• Demokratiska processer. Politiska beslut kräver beredning, nämnder, protokoll och insyn – och det tar mötestid.
• Samverkan. Kommuner samarbetar med regioner, myndigheter, skolor och föreningar, och varje samarbete kommer ofta med egna möten.
• Fackliga förhandlingar. Medbestämmandelagen kräver att arbetsgivaren förhandlar med facket inför viktigare förändringar.
• Inget tydligt resultatmått. När det inte finns en sista rad som visar vad tiden kostar är det lättare att låta mötena bli fler.

De tre första är nödvändiga delar av en offentlig verksamhet. Det är den fjärde som är värd att utmana. Och privata företag är inte heller fria från problemet – många av de undersökningar som visar onödiga möten gäller arbetsmarknaden i stort.

När möten skapar osäkerhet

För många möten kan också göra de anställda osäkra på vad deras egentliga jobb är.

• Vad är viktigast? När halva veckan går till möten är det lätt att börja tro att det är mötena som är arbetet. Den som har sin kärnuppgift – att undervisa, konstruera, sälja eller vårda – kan känna att den är något man gör i mellanrummen.
• Vem bestämmer? Möten där frågor diskuteras men aldrig avgörs skapar en känsla av att ingen har mandat. Medarbetarna vågar inte agera själva, eftersom frågan ”ska upp på nästa möte”.
• Vad förväntas av mig? Om man bjuds in till möten som inte berör ens eget ansvarsområde blir det otydligt vad man egentligen ska bidra med.
• Hinner jag mitt jobb? När det verkliga arbetet trycks undan till kvällar och luckor i kalendern ökar stressen – och det kan i värsta fall gå ut över kvaliteten.

En arbetsplats som litar på att medarbetarna kan sitt jobb behöver inte samla alla för att stämma av allt. Tydliga roller och mandat är ofta bättre medicin än ytterligare ett möte.

När ska man hålla möte – och när inte?

Innan du bokar ett möte kan du ställa dig en enkel fråga: Vad ska vara annorlunda när mötet är slut? Om du inte kan svara på det behövs troligen inget möte.

Håll möte när…

• ett beslut ska fattas och flera personers synpunkter behövs för att fatta det
• ett problem ska lösas som kräver att flera kompetenser tänker tillsammans
• frågan är känslig eller komplicerad, till exempel förändringar som påverkar personalen
• relationen behöver byggas, till exempel när ett nytt team ska bildas eller ett projekt startar
• mejlväxlingen har gått i cirklar och ett kort samtal skulle reda ut det

Avstå från möte när…

• syftet är att informera. Information går ofta lika bra eller bättre via mejl, intranät eller ett kort inspelat klipp som var och en kan ta del av när det passar.
• bara några få berörs. Då räcker ett samtal mellan dem det gäller.
• beslutsunderlaget saknas. Då blir mötet en diskussion utan slut – och ett nytt möte bokas.
• mötet hålls för att det alltid har hållits. Återkommande möten bör ifrågasättas regelbundet.
• ansvaret redan är tydligt. Den som har mandat att besluta kan behöva stämma av med någon – men sällan med alla.

Så blir mötet värt tiden

Om mötet behövs – se till att det leder någonstans.

Före mötet

1. Skriv syfte och önskat resultat i kallelsen. Inte bara ”Avstämning projekt X” utan ”Beslut om leverantör för projekt X”.
2. Bjud bara in de som behövs. Den som ska fatta beslut, den som har kunskapen och den som berörs direkt. Övriga kan få protokollet.
3. Skicka underlaget i förväg. Så att mötet kan användas till att diskutera och besluta – inte till att läsa.
4. Välj rätt längd. 15 eller 25 minuter räcker ofta. Möten tenderar att fylla den tid de får.

Under mötet

5. Börja och sluta i tid. Det visar respekt för deltagarnas övriga arbete.
6. Håll dig till dagordningen. Nya frågor noteras och tas vid ett annat tillfälle eller med de som berörs.
7. Låt en person leda. Mötesledaren ser till att alla kommer till tals och att mötet rör sig mot ett beslut.
8. Lägg undan datorn och telefonen. Den som inte behöver vara närvarande kanske inte behöver vara på mötet alls.

Efter mötet

9. Sammanfatta beslut, ansvar och tidsplan. Vem gör vad, och till när?
10. Utvärdera återkommande möten. Fråga med jämna mellanrum: Behövs det här mötet fortfarande? Kan det bli kortare, glesare eller ersättas?

Vad ska ett möte leda till?

Ett bra möte ska leda till minst en av följande:

• ett beslut
• en fördelning av ansvar – vem gör vad
• en lösning på ett problem
• en gemensam förståelse som inte hade kunnat nås på annat sätt

Slutar mötet utan något av detta var det sannolikt inte ett möte som behövdes.

Prioritera struktur

Möten är ett verktyg, inte ett mål. När de används rätt sparar de tid, skapar samsyn och leder till beslut. När de blir en vana kostar de pengar, splittrar dagen och gör medarbetarna osäkra på vad som egentligen är deras jobb.

Det behövs inga stora reformer för att ändra på det. Börja med att fråga vad mötet ska leda till, bjud in färre och avsluta med ett beslut. Och våga ställa in det återkommande möte som ingen riktigt vet varför det finns – tiden kommer att användas till något bättre.

About the Author

Fredrik L-sson

Administrator

View All Posts